15秒ファシリテーション・セミナー

会議のアジェンダ 標準フォーマット

アジェンダでくぐり抜ける会議という「戦場」

会議の「アジェンダ」というのは議題。それも、事前に共有しておくものですね。

というと、「あぁ、会議の招集メールに書いてあるアレね」なんてカルーク
考える人がいますが、ちょっと待って。

メールマガジン「会議の事前準備」シリーズでも見たとおり、会議は建て前と本音、
理想と現実が交錯するいわば、いわば「戦場」です。

その戦場を制する戦略こそがアジェンダであり、極めて重要なものなのです。

ちなみに、もとの英語の”agenda”は、「重要な政治課題」、「行動計画」という
意味もあって、このニュアンスが分かってもらえるでしょうか。

と言うことで、まずはアジェンダの重要性を認識した上で作成し、メールで
事前共有しましょう、という事になります。


アジェンダの標準フォーマット

まずは下記の標準型を押さえた上で、このシンプルな構造に様々な工夫を盛り込むところが、会議の仕切り役<ファシリテーター>の腕の見せどころ。実際のアジェンダのサンプルを見ながら、ぜひポイントを押さえましょう。

●会議の目的

●開催要領
 −開催日時 (開始時間と終了時間)
 −場所
 −参加者

●議題
 個々の議題ごとにオーナー(担当者)と、「会議の三役割」つまり、
 i) 意思決定 ii) アイデア出し、iii) 情報共有のどれに当たるのかを
 記載する


ムダな会議を撲滅するアジェンダ

ちなみに、アジェンダを上手に出使えば効率的に会議を進めることができます。

だって、ムダな会議ってありますよね?

ダラダラ話した割には結論が出なくて、徒労感ばかりが募る。散会しても、「あ~、この時間、仕事したらよっぽど効率的なのに」と思ってしまいます。

こんなとき、

 アジェンダの設定
   ↓
 アジェンダに沿った議論 (アジェンダ外のことは論題にあげない)
   ↓
 議事録
   ↓
 持ち越し事項を次回のアジェンダに反映

という流れで、進捗感(ものごとが進んでいる感じがする)/効率性を持った会議ができるのです。


さらなるスキルアップのために

アジェンダの使い方を初めとして、ビジネス上のコミュニケーションのスキルアップする場を設けていますので、興味がある人はチェックしてください。